7 claves para conducir una reunión de cooperación eficaz

Este fin de semana, en reunión de amigos en la que preparamos una salida de fin de semana, dejamos uno de los temas más importantes para el final, cuando ya no había tiempo hablarlo con tranquilidad. Un asunto sensible que provocó algún que otro malentendido que tuvimos que solucionar al día siguiente, por teléfono, no sin preocupación. Felizmente, todo está solucionado, pero no fuimos demasiado eficaces. Aunque a continuación describimos los puntos claves para liderar una reunión de trabajo, pueden aplicarse a reuniones del ámbito personal, entre familiares o amigos, cuando se trate de cooperar para conseguir un objetivo común.

Las reuniones de trabajo son instrumentos para conseguir un objetivo común, sin embargo, no siempre las percibimos como una herramienta de ayuda. Puede ser que las veamos como un simple encuentro en el que se intercambian pareceres, pero en el que no se llega a ninguna parte, podemos pensar en ellas como en un encuentro en el que me dicen lo que tengo que hacer o en el que yo ordeno el trabajo que han de hacer otros, puede ser que lo sintamos como un espacio de relajación, un alto en el camino dentro de una dura jornada o, al contrario, como una interrupción molesta que no sirve para demasiado. Podemos incluir las variantes de ineficacia que queramos.

Si consideramos que nuestra empresa u organización es un equipo de personas que están trabajando por un objetivo común, es imprescindible que no sólo sus integrantes sean efectivos, sino que sus procesos, herramientas de colaboración, comunicaciones, relaciones, etc. también lo sean y actúen en congruencia con las metas y objetivos del negocio. Una reunión es una potente herramienta de colaboración que contribuye a consensuar objetivos, exponer alternativas de actuación, integrar visiones y formas de hacer, aclarar procesos, crear sinergias entre las personas y lazos de colaboración, sembrar motivación, exponer y solucionar puntos de conflicto, etc.

1.- ¿Qué quiero conseguir con la reunión? Saber el objetivo concreto de la reunión es el primer paso para evitar que derive por otros caminos y terminemos explorando territorios insospechados hasta olvidarnos de qué es lo que nos había traído hasta aquí. Parece obvio, pero se nos suele olvidar definir el objetivo de manera concreta. Escribamos qué queremos conseguir específicamente y cómo sabremos que lo hemos conseguido, qué evidencias tendremos de lo hemos alcanzado ¿qué vas a ver, qué vas a oír, qué vas a sentir? Una vez que sé el objetivo establezco quiénes deben asistir y les comunico el objetivo, el orden del día y la duración.

2.- Logra un consenso sobre el objetivo. Es importante que al comenzar la reunión expongamos el objetivo y lo consensuemos entre todos, también la evidencia o evidencias por las que todos sabrán que el objetivo se ha alcanzado. Una vez consensuado, especificado y comprendido por todos, podemos escribirlo en la pizarra o portafolio de modo que presida la reunión. Es una manera de mantenerlo a la vista y puede ser un punto de encuentro para volver a él en caso de desvío. Hay que tener en cuenta además que recordamos mejor lo que ocurre al principio y al final de la reunión.

3.- Establece un clima de confianza: elimina cualquier barrera física que pueda impedir la comunicación y utiliza un lenguaje apropiado a la situación, preciso, claro y sencillo. Atiende con la mirada y con la escucha a todos y cada uno de los integrantes, calibra y estáte presente para poder conocer de forma precisa el estado de los componentes mediante señales no orales: sus rostros, sus acciones, sus gestos y detectar incongruencias, desacuerdos, etc.

4.- Reconduce las discusiones y/o conversaciones “extra-objetivo”: en el transcurso de la reunión surgen temas o discusiones que pueden resultar muy interesantes, pero que, sin embargo, en nada contribuyen a la consecución del objetivo. Pregunta a la persona y al resto de integrantes si esa cuestión afecta al objetivo, deja claro a la persona o personas que lo plantean que es interesante y que tomas nota, incluso puedes acordar hablarlo al final de la reunión o en otro momento, pero nunca pierdas de vista el marco del objetivo.

5.- Recapitula cada punto clave, recoge lo hablado y acordado sin interpretaciones. La recapitulación permite rescatar y reenganchar a quien se había perdido, abrir una nueva discusión que tenga que ver con el objetivo, afianzar e integrar acuerdos, etc.

6.- Cierra la reunión con una recapitulación de los acuerdos clave y con un plan de acción detallado en el que se acuerde el proceso, los pasos concretos que se van a seguir hasta la consecución del objetivo, los responsables de cada tarea, los medios y recursos, los tiempos disponibles.

7.- Proyección y motivación: Recuerda la meta que se va a alcanzar, aquella que va más allá del propio objetivo, descríbela con detalle y haz hincapié en el efecto beneficioso que tendrá para el equipo. Escribe la palabra clave en la pizarra y remárcala. Recuerda que el inicio y el final de la reunión son los momentos adecuados para insistir en lo importante.